Adoptie binnen een implementatietraject is van groot belang. Ja, dat is op het eerste gezicht een open deur, maar gek genoeg heb ik als projectleider ervaren dat dit voor organisaties niet altijd een vanzelfsprekend onderdeel is van een project. Er wordt gaandeweg wel over gesproken, maar was dan bijvoorbeeld geen onderdeel van de projectinitiatie.

In mijn ogen is adoptie de meerwaarde zien en iets gebruiken of toepassen zoals het bedoeld is. Sterker nog, als de adoptie goed verloopt, dan zijn de mensen die het gebruiken of toepassen in staat om zelf verbeteringen aan te brengen.

Adoptie staat bij mij dan ook zeer hoog op de agenda als we een project opstarten.

Een concreet voorbeeld

Ik heb in de beginjaren als projectleider een keer een implementatietraject mogen begeleiden van nieuwe technologie (software). Tijdens de projectinitiatie en het latere projectplan was er voldoende aandacht voor de adoptie.

We doorliepen samen de stappen die ik altijd inbreng:

• de waarom-vraag beantwoorden;
• vroegtijdig betrekken van de doelgroepen;
• concreet maken wat dit betekent in het dagelijks werk;
• aanstellen van ambassadeurs.

Er was echter één stap waar de organisatie geen budget voor wilde reserveren en dat was de begeleiding na livegang. Misschien wel de belangrijkste stap.

Na afronding van de eerder genoemde stappen stopte mijn opdracht als projectleider. Later had ik contact met een aantal toenmalige projectleden. Ze gaven me aan dat ze voortvarend waren gestart na het project, maar omdat er geen ruimte voor begeleiding was na livegang (extra ondersteuning, evaluatie, monitoring, aanpassingen, etc.) daalde het gebruik in de periode daarna.

We hadden daarmee een hartstikke mooi project gedraaid, maar geen blijvende toegevoegde waarde kunnen creëren.

Een waardevolle les

Voor mij een waardevolle les dat dit op voorhand een harde eis is als ik als projectleider een organisatie mag ondersteunen bij een project en iets wat ik collega’s en organisaties graag meegeef als tip.

Er zijn diverse stappen die je met elkaar dient te doorlopen om een project succesvol te doorlopen en de opdracht op te leveren. Zorg ervoor dat adoptie daar onderdeel van is en op waarde wordt geschat!

Karsten is beschikbaar als projectleider, product owner of waarnemend ICT-coördinator. Kun je zijn ervaring goed gebruiken binnen jouw organisatie? We komen graag met je in contact via [email protected]